Cada vez mais a área fiscal e tributária tem sido chamada a exercer um papel estratégico nas empresas, deixando de atuar somente no back office para trazer insights valiosos para tomadas de decisão do negócio. Neste texto você vai entender como a automação de processos (Robotic Process Automation ou RPA) é um braço central neste movimento e porque sua implementação no setor é urgente.
Objetivamente, RPA é sinônimo de usar ferramentas digitais – como softwares e apps – para automatizar as atividades mais operacionais que fazemos no dia a dia. Por exemplo, fazer guias de recolhimento de impostos, preencher planilhas ou dados fiscais, ou mesmo gerar relatórios de ERP são ações que exigem menos pensamento estratégico e podem ser repetitivas quando feitas de maneira manual.
Com o RPA, essas rotinas operacionais passam a ser realizadas por softwares, com mais precisão e rapidez, diminuindo a margem de erros e a necessidade de uma grande equipe. Por isso, investir em RPA significa economizar tempo e recursos que podem ser realocados para a parte estratégica e de planejamento da empresa.
Exatamente em virtude dessa economia, o RPA se torna um dos quatro pilares da implementação de novas tecnologias na área fiscal e tributária, a chamada “Tax Transformation”. Para entender melhor o processo como um todo, indicamos nosso texto “Tax Transformation: a tendência que está mudando a área tributária das empresas”.
Prepare-se para o RPA
O primeiro passo para utilização de RPA, antes mesmo de escolher uma ferramenta, é entender com precisão as rotinas e processos da sua empresa. Fazer esse mapeamento é importante para identificar quais dessas atividades podem ser automatizadas e qual seria a economia possível em cada uma delas. Ou seja, empresas com processos bem definidos e uma cultura organizacional de documentação saem na frente.
Tendo esse balanço, é necessário analisar quais possibilidades de RPA melhor se adequam ao que você precisa. Essas soluções vão desde simples planilhas para cálculos até sistemas mais potentes e complexos, inclusive com aprendizagem de máquina. Mas não se assuste: em qualquer ponto desse espectro, existem plataformas que podem atender muito bem às suas necessidades, mesmo para quem não é expert em programação de computadores.
Ferramentas mais usadas em RPA
Uma boa ferramenta para quem está começando a pesquisar esse tema e não tem grande experiência com automação de processos é a UiPath. Trata-se de uma solução em RPA que tem crescido muito nos últimos anos, principalmente porque traz uma interface simples e intuitiva, ótima para quem está começando.
A UiPath também disponibiliza uma Community Edition, que é uma versão free mas com grande parte das funções existentes na versão profissional. Porém, vale destacar que essa versão só deve ser usada para trabalhos pessoais.
Apesar da forte ascensão da UiPath, a pioneira Blue Prism ainda é a líder de mercado segundo relatório da Ovum Decision Matrix. Isso se deve ao fato de a ferramenta trabalhar com C# e apresentar um layout bastante intuitivo, destacando-se principalmente pelo seu histórico. Por ser a empresa mais antiga de RPA, inclusive antes mesmo de existir um mercado formado nessa área, ela se tornou uma solução extremamente robusta, dando conta da maior parte das necessidades das empresas.
Infelizmente, a Blue Prism não possui uma versão gratuita. Mas é possível fazer um teste gratuito de 30 dias.
Além dessas ferramentas, há outras bem conhecidas como Automation Anywhere, Pegasystems e NICE, e também é possível contratar uma consultoria especializada em automação de processos para a área fiscal e tributária que poderá ajudar em todas as etapas do processo.
Agora: o melhor momento para investir em RPA
A automação de processos pode ser feita em vários graus e de diversas maneiras. Mesmo para empresas pequenas, é inevitável ter setores operacionais e atividades mais repetitivas nas quais o RPA pode ser utilizado com sucesso. Por isso, aqui vão algumas dicas finais:
· Não existe um momento certo para investir em RPA e sim o tipo de investimento mais adequado para o momento em que a empresa está. Ou seja, o momento certo é “o quanto antes”.
· Antes de investir, é preciso entender a sua realidade para saber como otimizar tempo e recursos através da automação de processos.
· Independentemente do tamanho da empresa, adotando as ferramentas corretas e analisando suas demandas, é possível começar a pensar em RPA desde cedo, sem necessidade de um grande investimento, já que o intuito é justamente a economia.
Por fim, em paralelo com o RPA, não deixe de pensar sobre como implementar os outros pilares de Tax Transformation: mudança de mindset do time; adoção de metodologias ágeis de gestão de projetos; e tax data analytics – cultura de decisões data-driven. É com o conjunto dessas mudanças que os profissionais e as próprias áreas fiscal e tributária vêm ganhando mais espaço nas empresas.
