Você já deve ter vivido uma situação na qual sua equipe tinha excesso de trabalho para fazer, mas parecia não haver pessoas suficientes, não? Nesse momento, certamente se perguntou se é possível fazer mais entregas, ou seja, produzir mais, com a mesma quantidade de pessoas ou em um tempo menor.
Pois bem, é para isso que foram criadas as metodologias ágeis: elas servem para que consigamos cumprir mais tarefas sem precisar de mais gente e em menos tempo. Vale lembrar que as metodologias ágeis são um dos 4 pilares do Tax Transformation, o conjunto de inovações que vem revolucionando a área tributária das empresas, tornando-a uma peça estratégica para os negócios.
Da produção tradicional às metodologias ágeis
Para entender o que é metodologia ágil, precisamos lembrar que a produção tradicional de indústrias e empresas em geral costuma funcionar em um modelo de “cascata”. Assim como a água desce degrau por degrau em uma cascata, na produção tradicional há uma linha de passos a serem seguidos em sequência até que a entrega fique pronta.
O problema é que esse modelo muitas vezes faz a empresa perder tempo e dinheiro e atrasar entregas. É o clássico: “não fiz a minha parte porque falta ‘fulano’ fazer a dele”. Se uma das etapas atrasa, todo o processo atrasa.
Esse é o principal gargalo que as metodologias ágeis vieram para solucionar. Elas representam um meio, uma maneira de acelerar a entrega de trabalhos.
Como as metodologias ágeis funcionam
Nas metodologias ágeis, qualquer trabalho grande é dividido em pequenas entregas, enquanto o time é dividido em pequenas células auto-organizadas e multidisciplinares, atuando com inteligência coletiva, e responsáveis cada uma por um pequeno trabalho.
Para que o andamento do projeto como um todo funcione, são realizadas reuniões diárias curtas, normalmente de 15 minutos, nas quais é apontado o que está atrapalhando as entregas. Neste caso, vale falar tudo, desde dificuldades com ferramentas até a falta de qualidade do café.
Por incrível que pareça, essas reuniões acabam tirando da frente várias questões que atrapalham as entregas e, dessa forma, o trabalho flui mais rapidamente.
Muitas são as metodologias ágeis, várias delas surgidas na indústria de software, mas que depois foram levadas para outras indústrias ou mesmo áreas além da produção, como marketing e tributária. Entre as metodologias mais utilizadas estão Scrum, Lean, Extreme Programming (XP), Feature Driven Development (FDD) e Kanban.
Como funciona o Kanban
Kanban, em japonês, significa “cartão” ou “sinalização”, e é um sistema visual de organização de atividades que proporciona agilidade no trabalho. Neste método, criado pela Toyota na década de 60, todos os trabalhos ficam expostos em um quadro, à vista de todos.
No Kanban, as tarefas são organizadas por status e as etapas do projeto são distribuídas em colunas – geralmente “a fazer”, “fazendo” e “pronto”. Cada trabalho em progresso tem um prazo e é permitido um máximo de 5 trabalhos na coluna “fazendo”. Dessa forma, se houver 5 tarefas em andamento, para que uma nova tarefa entre, é necessário que outra seja concluída. Vale dizer que este é o formato tradicional do Kanban, porém, hoje em dia, cada empresa adapta o método à sua maneira, de forma que funcione melhor com seus processos e necessidades.
O Kanban atua muito bem em conjunto com o conceito de Just in Time, cujo objetivo é o uso de recursos apenas para as tarefas que estão em andamento. Isso permite eliminar sobras e reduzir custos. Como no kanban a visualização das atividades é clara e precisa, os recursos passam a ser utilizados de maneira mais eficiente.
Benefícios de ser ágil e utilizar o Kanban
Entre as vantagens das metodologias ágeis em conjunto com o Kanban, podemos destacar:
- Redução de custos e de erros: Com um acompanhamento mais preciso da produção, os erros diminuem ou são sanados assim que acontecem, não ocasionando novos erros. Isso, atrelado à maior rapidez, diminui os custos de produção.
- Entregas mais rápidas: O tempo total de produção diminui. Além disso, uma vez que é feita uma divisão por módulos, as entregas são mais eficientes e rápidas.
- Customização: Como não seguem regras rígidas e trabalham muito com feedback, equipes com metodologias ágeis são ótimas para trabalhar sob encomenda, seja para clientes externos ou internos.
- Comunicação facilitada: O modo constante de trocas, aliado a modos de gerenciamento de tarefas como o Kanban, faz com que os colaboradores falem “um mesmo idioma”, ou seja, mantenham-se afinados sobre o que é preciso fazer.
- Gestão melhorada: Métodos como o Kanban permitem ao gestor acompanhar de maneira simples tanto a produção como o desempenho dos colaboradores, inclusive percebendo gargalos que precisam ser resolvidos.
