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Data & Analytics aplicados à área fiscal e tributária

Data & Analytics

Cada vez mais, o mundo corporativo toma consciência do potencial da área fiscal como uma geratriz de insights e informações fundamentais para o negócio. Assim, a área passa por uma migração do simples backoffice para um papel mais estratégico nas empresas. Mas como transformar milhões de informações aparentemente desconexas em dados úteis? É aí que entra o trabalho de Data & Analytics, que agregam inteligência artificial e outras metodologias de organização e mineração de dados, trazendo à área um salto de qualidade impossível até pouco tempo. Vale dizer que Data & Analytics aplicados a tax não andam sozinhos e são um dos pilares de um processo mais amplo, chamado Tax Transformation, que envolve ainda diversas mudanças estruturais nas empresas. Ferramentas e processos para Data & Analytics Nos últimos tempos, os profissionais das áreas fiscal e tributária começaram a entender que, se quiserem se manter atualizados, terão de se tornar verdadeiros cientistas de dados. Isso significa que precisarão dominar as técnicas e ferramentas que lhe permitam ajudar a empresa na tomada de decisões orientadas a dados, a chamada Data-Driven. Nesse processo, a empresa baseia suas decisões e o planejamento estratégico na coleta e na análise de dados, não mais em intuições ou experiências pontuais. Um bom ponto de partida é entender que a área fiscal e tributária, por natureza, já concentra uma imensa base de informações da empresa, por exemplo, aquelas enviadas ao fisco por meio do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Esses arquivos, quando trabalhados, podem dar origem a dezenas de insights e KPIs para a gestão da carga fiscal do negócio. Para isso, o caminho é o aprofundamento em ferramentas de Data & Analytics, como Qlik, Power BI, IBM Watson Analytics e Tableau, por exemplo. Outra opção de ferramenta, com a vantagem de ser gratuita, o Google Data Studio é uma boa porta de entrada para quem não tem conhecimentos na área. Tax Analytics na prática Já é um dilema clássico na ciência de dados que 80% do tempo dos profissionais é gasto na formatação dos dados, sobrando só 20% para as análises em si. Por isso, para quem está começando no Data & Analytics na área fiscal, o conselho é o uso dos dados mais estruturados disponíveis, ou seja, os arquivos SPED. Por exemplo, no SPED Fiscal (EFD ICMS-IPI), é possível acessar todas as notas fiscais de entradas e saídas emitidas no mês, de forma organizada. As notas de vendas ou serviços prestados estão no EFD Contribuições. Por fim, as informações contábeis e as Demonstrações Financeiras podem ser cessadas na Escrituração Contábil Digital (ECD) e na Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Dicas de como começar: 1. Baixe o máximo desses dados que puder e organize em uma pasta. Quanto maior o volume de dados, maior a capacidade de extrair insights. Em seguida, defina que tipo de insights quer por exemplo, entender gargalos de pagamento ou conhecer melhor o fluxo de impostos. 2. Selecione uma das ferramentas de Data & Analytics indicadas acima e formate os dados conforme as exigências da ferramenta. 3. Execute diversas análises – as ferramentas trazem várias análises pré-configuradas – até encontrar informações que façam sentido serem compartilhadas com a gestão. 4. Por fim, use as funcionalidades de visualização presentes nas ferramentas para tornar a sua informação mais compreensível para quem vai acessá-la. Pronto, você terá em mãos seu primeiro relatório de Data & Analytics voltado ao Data Driven da empresa!

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Como a metodologia ágil vem transformando a área de tax

Metodologia Ágil

Você já deve ter vivido uma situação na qual sua equipe tinha excesso de trabalho para fazer, mas parecia não haver pessoas suficientes, não? Nesse momento, certamente se perguntou se é possível fazer mais entregas, ou seja, produzir mais, com a mesma quantidade de pessoas ou em um tempo menor. Pois bem, é para isso que foram criadas as metodologias ágeis: elas servem para que consigamos cumprir mais tarefas sem precisar de mais gente e em menos tempo. Vale lembrar que as metodologias ágeis são um dos 4 pilares do Tax Transformation, o conjunto de inovações que vem revolucionando a área tributária das empresas, tornando-a uma peça estratégica para os negócios. Da produção tradicional às metodologias ágeis Para entender o que é metodologia ágil, precisamos lembrar que a produção tradicional de indústrias e empresas em geral costuma funcionar em um modelo de “cascata”. Assim como a água desce degrau por degrau em uma cascata, na produção tradicional há uma linha de passos a serem seguidos em sequência até que a entrega fique pronta. O problema é que esse modelo muitas vezes faz a empresa perder tempo e dinheiro e atrasar entregas. É o clássico: “não fiz a minha parte porque falta ‘fulano’ fazer a dele”. Se uma das etapas atrasa, todo o processo atrasa. Esse é o principal gargalo que as metodologias ágeis vieram para solucionar. Elas representam um meio, uma maneira de acelerar a entrega de trabalhos. Como as metodologias ágeis funcionam Nas metodologias ágeis, qualquer trabalho grande é dividido em pequenas entregas, enquanto o time é dividido em pequenas células auto-organizadas e multidisciplinares, atuando com inteligência coletiva, e responsáveis cada uma por um pequeno trabalho. Para que o andamento do projeto como um todo funcione, são realizadas reuniões diárias curtas, normalmente de 15 minutos, nas quais é apontado o que está atrapalhando as entregas. Neste caso, vale falar tudo, desde dificuldades com ferramentas até a falta de qualidade do café. Por incrível que pareça, essas reuniões acabam tirando da frente várias questões que atrapalham as entregas e, dessa forma, o trabalho flui mais rapidamente. Muitas são as metodologias ágeis, várias delas surgidas na indústria de software, mas que depois foram levadas para outras indústrias ou mesmo áreas além da produção, como marketing e tributária. Entre as metodologias mais utilizadas estão Scrum, Lean, Extreme Programming (XP), Feature Driven Development (FDD) e Kanban. Como funciona o Kanban Kanban, em japonês, significa “cartão” ou “sinalização”, e é um sistema visual de organização de atividades que proporciona agilidade no trabalho. Neste método, criado pela Toyota na década de 60, todos os trabalhos ficam expostos em um quadro, à vista de todos. No Kanban, as tarefas são organizadas por status e as etapas do projeto são distribuídas em colunas – geralmente “a fazer”, “fazendo” e “pronto”. Cada trabalho em progresso tem um prazo e é permitido um máximo de 5 trabalhos na coluna “fazendo”. Dessa forma, se houver 5 tarefas em andamento, para que uma nova tarefa entre, é necessário que outra seja concluída. Vale dizer que este é o formato tradicional do Kanban, porém, hoje em dia, cada empresa adapta o método à sua maneira, de forma que funcione melhor com seus processos e necessidades. O Kanban atua muito bem em conjunto com o conceito de Just in Time, cujo objetivo é o uso de recursos apenas para as tarefas que estão em andamento. Isso permite eliminar sobras e reduzir custos. Como no kanban a visualização das atividades é clara e precisa, os recursos passam a ser utilizados de maneira mais eficiente. Benefícios de ser ágil e utilizar o Kanban Entre as vantagens das metodologias ágeis em conjunto com o Kanban, podemos destacar: Redução de custos e de erros: Com um acompanhamento mais preciso da produção, os erros diminuem ou são sanados assim que acontecem, não ocasionando novos erros. Isso, atrelado à maior rapidez, diminui os custos de produção. Entregas mais rápidas: O tempo total de produção diminui. Além disso, uma vez que é feita uma divisão por módulos, as entregas são mais eficientes e rápidas. Customização: Como não seguem regras rígidas e trabalham muito com feedback, equipes com metodologias ágeis são ótimas para trabalhar sob encomenda, seja para clientes externos ou internos. Comunicação facilitada: O modo constante de trocas, aliado a modos de gerenciamento de tarefas como o Kanban, faz com que os colaboradores falem “um mesmo idioma”, ou seja, mantenham-se afinados sobre o que é preciso fazer. Gestão melhorada: Métodos como o Kanban permitem ao gestor acompanhar de maneira simples tanto a produção como o desempenho dos colaboradores, inclusive percebendo gargalos que precisam ser resolvidos.

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Automação de processos na área fiscal: por que investir o quanto antes?

RPA

Cada vez mais a área fiscal e tributária tem sido chamada a exercer um papel estratégico nas empresas, deixando de atuar somente no back office para trazer insights valiosos para tomadas de decisão do negócio. Neste texto você vai entender como a automação de processos (Robotic Process Automation ou RPA) é um braço central neste movimento e porque sua implementação no setor é urgente. Objetivamente, RPA é sinônimo de usar ferramentas digitais – como softwares e apps – para automatizar as atividades mais operacionais que fazemos no dia a dia. Por exemplo, fazer guias de recolhimento de impostos, preencher planilhas ou dados fiscais, ou mesmo gerar relatórios de ERP são ações que exigem menos pensamento estratégico e podem ser repetitivas quando feitas de maneira manual. Com o RPA, essas rotinas operacionais passam a ser realizadas por softwares, com mais precisão e rapidez, diminuindo a margem de erros e a necessidade de uma grande equipe. Por isso, investir em RPA significa economizar tempo e recursos que podem ser realocados para a parte estratégica e de planejamento da empresa. Exatamente em virtude dessa economia, o RPA se torna um dos quatro pilares da implementação de novas tecnologias na área fiscal e tributária, a chamada “Tax Transformation”. Para entender melhor o processo como um todo, indicamos nosso texto “Tax Transformation: a tendência que está mudando a área tributária das empresas”. Prepare-se para o RPA O primeiro passo para utilização de RPA, antes mesmo de escolher uma ferramenta, é entender com precisão as rotinas e processos da sua empresa. Fazer esse mapeamento é importante para identificar quais dessas atividades podem ser automatizadas e qual seria a economia possível em cada uma delas. Ou seja, empresas com processos bem definidos e uma cultura organizacional de documentação saem na frente. Tendo esse balanço, é necessário analisar quais possibilidades de RPA melhor se adequam ao que você precisa. Essas soluções vão desde simples planilhas para cálculos até sistemas mais potentes e complexos, inclusive com aprendizagem de máquina. Mas não se assuste: em qualquer ponto desse espectro, existem plataformas que podem atender muito bem às suas necessidades, mesmo para quem não é expert em programação de computadores. Ferramentas mais usadas em RPA Uma boa ferramenta para quem está começando a pesquisar esse tema e não tem grande experiência com automação de processos é a UiPath. Trata-se de uma solução em RPA que tem crescido muito nos últimos anos, principalmente porque traz uma interface simples e intuitiva, ótima para quem está começando. A UiPath também disponibiliza uma Community Edition, que é uma versão free mas com grande parte das funções existentes na versão profissional. Porém, vale destacar que essa versão só deve ser usada para trabalhos pessoais. Apesar da forte ascensão da UiPath, a pioneira Blue Prism ainda é a líder de mercado segundo relatório da Ovum Decision Matrix. Isso se deve ao fato de a ferramenta trabalhar com C# e apresentar um layout bastante intuitivo, destacando-se principalmente pelo seu histórico. Por ser a empresa mais antiga de RPA, inclusive antes mesmo de existir um mercado formado nessa área, ela se tornou uma solução extremamente robusta, dando conta da maior parte das necessidades das empresas. Infelizmente, a Blue Prism não possui uma versão gratuita. Mas é possível fazer um teste gratuito de 30 dias. Além dessas ferramentas, há outras bem conhecidas como Automation Anywhere, Pegasystems e NICE, e também é possível contratar uma consultoria especializada em automação de processos para a área fiscal e tributária que poderá ajudar em todas as etapas do processo. Agora: o melhor momento para investir em RPA A automação de processos pode ser feita em vários graus e de diversas maneiras. Mesmo para empresas pequenas, é inevitável ter setores operacionais e atividades mais repetitivas nas quais o RPA pode ser utilizado com sucesso. Por isso, aqui vão algumas dicas finais: · Não existe um momento certo para investir em RPA e sim o tipo de investimento mais adequado para o momento em que a empresa está. Ou seja, o momento certo é “o quanto antes”. · Antes de investir, é preciso entender a sua realidade para saber como otimizar tempo e recursos através da automação de processos. · Independentemente do tamanho da empresa, adotando as ferramentas corretas e analisando suas demandas, é possível começar a pensar em RPA desde cedo, sem necessidade de um grande investimento, já que o intuito é justamente a economia. Por fim, em paralelo com o RPA, não deixe de pensar sobre como implementar os outros pilares de Tax Transformation: mudança de mindset do time; adoção de metodologias ágeis de gestão de projetos; e tax data analytics – cultura de decisões data-driven. É com o conjunto dessas mudanças que os profissionais e as próprias áreas fiscal e tributária vêm ganhando mais espaço nas empresas.

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Desafios para ser inovador na área tributária

Inovação

Não é de hoje que o sistema tributário nacional é um dos grandes gargalos na vida das empresas nacionais e internacionais. O estudo “Desafios da Gestão de Impostos Indiretos no Brasil”, da Thomson Reuters, mostrou que a gestão dos impostos indiretos, por exemplo, é uma dificuldade para 89% das empresas brasileiras. Entretanto, muitas das dificuldades impostas pela nossa realidade tributária têm sido superadas pelas empresas especialmente através da inovação. Principais barreiras à inovação no sistema tributário brasileiro No atual panorama tributário brasileiro algumas algumas barreiras à inovação se destacam: Alta complexidade tributária: Trata-se de uma legislação complexa, com diferenças entre tipos de empresas, tamanhos, produtos, com impostos que atuam em cascata e, devido à sua complexidade, um sistema que muda a todo o tempo, exigindo atenção e atualização constantes. Apenas a título de curiosidade, são quase 100 tributos em vigor no Brasil, sendo o IR, CSLL, COFINS, ICMS e ISS apenas alguns dos mais conhecidos. Diferentes legislações entre estados e municípios: Sem uma legislação unificadora, os impostos no Brasil mudam de estado para estado e até mesmo entre os municípios. A chamada “guerra fiscal” contribui para criação de instabilidade jurídica e reduz a arrecadação, fazendo com que o Estado crie novas taxações para cobrir seus gastos. Necessidade de envolvimento de diversas áreas: A tarefa de responder às complexas exigências do Fisco acaba exigindo informações e ações que não se resumem somente à área fiscal e tributária. Pouco investimento em TI: Mesmo em empresas com sistemas de ERP (Planejamento de Recurso Corporativo), muitas são as atualizações feitas manualmente, gerando ineficiência. Ainda são poucas as corporações que investem em automação e IA no setor fiscal e tributário. Sobrecarga de trabalho: As diversas questões apontadas acima acabam resultando em uma sobrecarga de trabalho dos profissionais da área tributária. Essa sobrecarga impede que os profissionais dediquem mais tempos à atividades não operacionais e estratégicas. Na pesquisa da Thomson Reuters citada acima, 95% dos profissionais gostariam de dedicar mais tempo à análise de dados e à tomada de decisões estratégicas, mas suas atuais funções não permitem. Cultura de curto prazo: A eterna “prisão no presente” é ainda uma cultura que atrapalha a inovação no país. É raro que as empresas incluam, em seu planejamento de longo prazo, as áreas fiscal e tributária em projetos de inovação, fazendo com que essas áreas tenham que desenvolver soluções e projetos de inovação para os seus desafios por si mesmas. A luz no fim do túnel A alta complexidade do sistema tributário e as questões acima tornam a inovação nas empresas e nessas áreas bastante difíceis. Entretanto, uma prova de que a inovação é possível são as TaxTechs, startups focadas em trazer inovação e eficiências para as áreas fiscal e tributária apesar de todas essas dificuldades. Essas startups enfrentam os mesmos problemas de atualização tributária que quaisquer outras empresas, porém, em função do seu tamanho e propósito, são capaz de criar soluções mais eficientes do que grandes empresas e com menores investimentos. Além disso, as TaxTechs ajudam as empresas a inovar e implementar a transformação digital ao livrar tempo e energia das áreas de tax das empresas para questões estratégicas, criativas e de planejamento, tornando o negócio de mais eficiente.

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Mindset na prática: mudando a mentalidade dos profissionais de tax

Mindset

Nos últimos anos a palavra “mindset” ficou famosa e não é para menos: descobrir como transformar nosso mindset pode ser a diferença entre termos uma carreira de sucesso ou uma mediana. Há muitas traduções para mindset: “mentalidade” ou “programação da mente”; mas o importante mesmo é saber que se trata do modo como pensamos, agimos e reagimos às situações. Ou seja, o modo como nos comportamos e sobre nossa capacidade de superar e reagir a situações adversas. Trazendo para o cotidiano, na área fiscal e tributária, temos presenciado uma grande mudança de mindset. A área que antes era vista como portadora de “más notícias” (impostos a pagar e novas leis a se adaptar) vem paulatinamente conseguindo transformar seus dados brutos em informação estratégica, trazendo insights que dificilmente outras áreas são capazes de trazer ao negócio. Entretanto, para que isso aconteça, é preciso que o mindset dos próprios profissionais de tax passe por uma transformação radical: sair da mentalidade de uma área responsiva, voltada a tarefas fixas e rotineiras e abraçar a percepção de um profissional dinâmico, capaz de filtrar e analisar a grande quantidade de informação recebida, transformando-as em novas ideias e descobertas capazes de fazer o negócio como um todo avançar. Tipos de mindset: qual o seu? Existem, segundo a psicóloga Carol S. Dweck, autora do livro “Mindset – A nova psicologia do sucesso”, dois tipos de mindset: o progressivo e o fixo. O primeiro tipo é aquele que se enxerga em constante mudança, enquanto o fixo é aquele que entende que cada pessoa nasce com seus próprios dons e só terá sucesso fazendo uso desses dons. Como ativar o mindset de crescimento Esses dois tipos de mindset não são estanques. Não é porque em determinado momento nos vemos com um mindset fixo que não podemos transformá-lo em um mindset de crescimento. Para fazer essa “transição”, existem alguns gatilhos: Tenha generosidade consigo: Aprenda a olhar para si mesmo com generosidade e acolhimento. Perceba que está num caminho longo, mas seguro, em que nem tudo vai sair do jeito ou no prazo que se espera, mas que, corrigindo rumos e mudando estratégias, você atingirá seus objetivos. Não desperdice seus erros: Erros são chances de aprendizado, pois mostram em quais pontos podemos nos aprimorar e agir diferente. Não existe pessoa de sucesso sem uma trajetória de erros e superações. Desenvolva novos hábitos: Aquilo que fazemos repetidamente traz resultados, sejam eles bons ou ruins. Observe sua rotina e encontre hábitos que contribuam para o seu crescimento. Quais dos seus hábitos te distraem? Quais te dão energia? Selecione e priorize. Um bom hábito pode ser dedicar alguns minutos do seu dia para avaliar e anotar suas realizações e aprendizados. Mude seu olhar: Tenha consciência de que é comum ter pensamentos negativos. O importante é não deixar que a negatividade tome conta da sua rotina e te impeça de arriscar ou sair da sua zona de conforto. Tente observar em quais momentos surgem pensamentos negativos e encontre formas de minimizá-los, de não dar voz a eles. Por exemplo, ao perceber um pensamento de que “algo não vai funcionar”, você podetentar sobrepô-lo por um pensamento que te diga: “vou fazer de tudo para que isso funcione”. Esse é um passo fundamental para a reprogramação do seu mindset. Tenha um plano: Onde você quer chegar daqui a 1 ano? E daqui cinco anos? Encontre um plano de curto, médio e longo prazo e inclua nele ações na sua rotina. Se não souber por onde começar, divida o objetivo em metas menores e coloque datas próximas. Não se esqueça de dar recompensas a si mesmo após cada etapa conquistada. Benefícios do mindset de crescimento para os profissionais de Tax Sucesso profissional: Estar preparado para as mudanças e obter bons resultados mesmo em situações adversas é tudo o que as empresas querem de seus colaboradores. A mudança no mindset é um dos quatro pilares do Tax Transformation, que busca aprimorar as áreas fiscal e tributária das empresas. Relações melhores com colegas de trabalho, parceiros, e até mesmo em relações pessoais: A mentalidade voltada ao crescimento ajuda a superar conflitos e te coloca em um lugar de escuta e realização. Mente saudável: adaptar a mente para lidar com problemas ajuda a diminuir a ansiedade e o estresse. Desafios que antes pareciam intransponíveis deixam de ser assustadores e criar soluções criativas para problemas se torna mais fácil. Tags: Mindset, Mudança de mindset, hábitos eficazes, sucesso profissional, tax, tax transformation, fiscal, tributária

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Tax Transformation: a tendência que está mudando a área tributária das empresas

Tax Transformation

As novas tecnologias de informação e comunicação (TICs) vieram mudar para sempre o modo como vivem os, nos relacionamos, criamos, aprendemos e produzimos. Nas empresas, a transformação atingiu todas as áreas, do atendimento à tomada de decisões, do almoxarifado ao RH. Particularmente, a área tributária, antes considerada quase um custo fixo das empresas vem migrando de simples back office para um papel mais estratégico nos negócios. Com a implementação de novas tecnologias, processos e competências, no processo nomeado “Tax Transformation”, o setor tributário, antes pautado por obrigações como análise da legislação em vigor, cumprimento de obrigações acessórias e apuração de tributos, vem ampliando seu foco e ganhando posições estratégicas. Nesse processo, o setor assume uma atuação mais proativa, antecipando possíveis dificuldades e aprimorando a gestão fiscal. Essas mudanças transformam a área tributária num centro de produção de informações estratégicas, passando a ser percebida como parte do próprio objeto da organização, apoiando inclusive a tomada de decisões estratégicas para o negócio. Tudo isso só é possível porque Tax Transformation causa mudanças substanciais na jornada e tempo gasto com determinados trabalhos pela equipe tributária. Dessa forma, o tempo que antes era gasto com inserção manual de dados, produção de planilhas e cálculos passa a ser usado para ações mais estratégicas e as pessoas envolvidas tornam-se mais atentas e voltadas às oportunidades que se apresentem para o próprio negócio da empresa. Analytics e RPA: tecnologias por trás de Tax Transformation Ponto central na implantação da transformação digital na área tributária numa empresa, o uso de ferramentas de Robotização e Automação de Processos (RPA) é responsável por grande parte do ganho de produtividade da área tributária, assim como em outros setores empresariais. Por RPA entendemos a automatização de tarefas, ou seja, a eliminação de tarefas repetitivas ou operacionais, por meio do uso da tecnologia. Presente em vários graus, essa automatização pode ser desde um simples uso de planilha para cálculo, até processos totalmente automatizados de mineração de dados, por exemplo. Entre as soluções mais potentes de RPA do mercado podemos citar UiPath, Blue Prism e Automation Anywhere, mas há empresas inclusive que desenvolvem internamente suas próprias ferramentas de automação. Outra habilidade cada vez mais exigida dos profissionais e da área de tributário é a análise de dados. Para a empresa interessa, principalmente, a transformação desses dados em insights para o negócio. Para produção desses relatórios, os profissionais precisam trabalhar com ferramentas de data analytics e business intelligence, como Tableau e Power BI, por exemplo. Não é exagero dizer que todo profissional da área fiscal tende a se tornar um verdadeiro cientista de dados ou correrá o risco de ficar ultrapassado. Benefícios da transformação digital em Tax Além dos benefícios já citados sobre a Tax Transformation para as empresas, podemos destacar ainda os seguintes: Melhoria e sustentação da performance da área, gerenciamento de riscos e agregação de valor à empresa; Obtenção de melhores combinações de tecnologia, pessoas e processos; Automatização de processos repetitivos e burocráticos, permitindo que tarefas mais simples sejam executadas com maior segurança e em tempo reduzido; Diminuição de custos e riscos por meio da robotização e automação de atividades, permitindo uma maior eficiência das atividades, diminuindo riscos e reduzindo custos; Fornecimento aos gestores de informações mais precisas e úteis, em intervalos mais curtos, facilitando o planejamento e a tomada de decisões mais estratégicas e eficazes.

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